Inventory - Gestion de l'inventaire
Manuel d'utilisation
1.
Présentation de l'outil Inventory
- INVENTORY permet d'interroger et de mettre à jour l'inventaire.
- INVENTORY permet de saisir toutes les informations concernant
les articles gérés par une division.
- INVENTORY permet d'obtenir un jeu complet de listes concernant
la situation des articles en inventaire.
2.
Utilisation
2.1 - Comment entrer dans INVENTORY
Inventory se trouve sur le Web dans le menu Foundation: http://found.cern.ch.
Pour entrer dans Inventory, il faut utiliser votre login ainsi que
votre mot de passe AIS (le même que pour EDH).
2.2 - Comment utiliser Inventory
Le menu Foundation se compose de trois parties:
- Un titre
- Une zone comportant les différents liens de l'application
- Une page de requête
Une fois ouvert le menu Inventory, vous avez le choix de 4 options
et deux autres sous-menus:
- Active Items - interrogation et/ou modification des articles
actifs.
- Receive Transfers - interrogation et/ou reception des transferts
en cours destinés à votre division.
- Archived items - interrogation et/ou modification des articles
archivés.
- Bulk updates - changements par lots de certaines caractéristiques
(division, keeper, bâtiment) de tous les articles appartenant
à une division.
- Listes - vous accédez à un autre sous-menu qui
vous propose les types de listes disponibles pour cette application.
- Letters - listes genérées sous forme de lettre.
La page de requête est constituée de plusieurs zones de texte,
correspondant chacune à une propriété de l'objet recherché.
Nous trouvons également trois boutons. Il vous suffit de saisir
une des caractéristiques pour la recherche puis de cliquer sur 'Find'
pour voir s'afficher toutes les occurrences ayant la dite caractéristique.
Si le résultat ne correspond pas à la requête désirée, cliquez
sur le bouton ''Query" et commencez une nouvelle recherche
avec les critères appropriés. Pour passer d'une caractéristique
à l'autre, il vous suffit d'appuyer sur [Tab]. Il est possible de
ne saisir qu'une seule propriété.
Rmq 1: Si vous ne saissisez aucune
valeur et cliquez sur 'Find', vous aurez tous les
enregistrements.
Rmq 2:
Si vous ne connaissez pas la valeur d'une caractéristique
exacte, vous pouvez utiliser le caractère %. Pour trouver
le responsable (keeper), qui est identifié par son nom, prénom,
division/groupe et matricule, en ne mettant que son nom, vous pouvez
chercher par NOM%. Par exemple, le responsable 'VAN LEERSUM WILHELMUS/AS-DB 40526'
peut être trouvé par 'VAN LEERSUM%'.
En utilisant le bouton "Clear", vous obtiendrez une
page vide, et le bouton "New" vous amènera
à la page de saisie. Dans cette page, quelques informations
sont déjà mises par défaut. Vous devrez remplir
les champs vides qui sont obligatoires, et changer les champs où
la sélection par défault n'est pas bonne. Après
avoir mis tous les renseignements, il faut cliquer sur "Insert"
pour enregistrer la fiche dans la base de données.
Une fois la requête réalisée, vous accédez à une
liste d'enregistrements. Il vous suffit alors de cliquer sur le
premier champ de celui concerné pour voir s'afficher toutes les
caractéristiques de l'objet en question. Vous trouverez également
huit boutons, à savoir:
'First': |
Affiche à partir de la première occurrence. |
'Previous': |
Affiche les enregistrements précédents |
'Next': |
Affiche les enregistrements suivants |
'Last': |
Affiche les derniers enregistrements |
'Requery': |
Relance la requête, dans le cas où vous voudriez
voir le résultat après une insertion ou une suppression |
'Count': |
Affiche le nombre total d'occurrences répondant
à la requête |
'Query': |
Retourne à la page de requête |
'New': |
Accède à la page de saisie |
Une fois un objet sélectionné, vous accédez à la page de
renseignements de cet objet. La plupart des informations peuvent
êtres modifiées, il vous suffit de vous placer sur la propriété,
et de la modifier. Pour valider cette modification, il faut ensuite
cliquer sur "Update". Le message SUCCESS!
vous confirme la réussite de l'opération. Le message ERROR!,
signifie qu'une des valeurs saisies n'est pas valide. Vous serez
alors renseignés sur la nature exacte de l'erreur. Cela peut être
dû au fait que vous n'avez pas le droit de modifier cette
information. Corrigez l'erreur et activez le bouton ''Update''
à nouveau.
Le bouton 'Revert' vous permettra de retrouver les
valeurs de la dernière mise à jour.
Les champs à côté desquels vous pouvez voir LOV,
ne peuvent recevoir qu'une des valeurs comprises dans la liste que
vous trouverez en cliquant sur ce LOV.
(LOV: List Of Values, Liste de valeurs).
3.
Les fonctions
3.1 - Active Items
La fonction Active Items permet de consulter les
caractéristiques d'un article actif. On peut afficher un article
dans toutes les divisions. Les responsables des divisions peuvent
également archiver l'article ou modifier les champs suivants. Comparé
avec l'ancien système, on a reduit le nombre des champs décrivant
l'article de 4 à deux. Le 'category' and 'specific code'
ont disparu. Un article est décrit par une description et
un synonyme.
Champ |
Optionnel? |
Description |
Division |
Non |
Code division (selon liste de
valeurs) |
Synonym |
Non |
Synonyme de l'article dans le
dictionnaire (selon liste de valeurs). Une fois le synonyme
choisi, le système complète automatiquement les champs Item
Code et Synonym Number, champs qui restent toutefois modifiables. |
Description |
Non |
La description est remplie automatiquement
lorsue l'on choisit le synonyme. |
Order Number |
Oui |
Numéro de la commande (liste
de valeurs à disposition pour les recherches). Le système
complète automatiquement les champs Reception Date (date de
réception) et Intersection, champs qui restent toutefois modifiables. |
Supplier |
Oui |
Fournisseur (liste de valuers
à disposition) |
Value |
Oui |
Valeur de l'objet |
Serial Number |
Oui |
Numéro de série |
Maker |
Oui |
|
Keeper |
Non |
Personne du CERN responsable
de l'objet |
Building |
Oui |
Bâtiment |
Floor |
Oui |
Etage |
Room |
Oui |
Pièce |
User Cern Id |
Oui |
Identification CERN de l'utilisateur |
User Last Name |
Oui |
Nom de l'utilisateur - si identification
CERN présente, ce champ est rempli automatiquement |
User First Name |
Oui |
Prénom de l'utilisateur - si
identification CERN présente, ce champ est rempli automatiquement |
Office Comments |
Oui |
Remarque |
Div Inv Number |
Oui |
Numéro d'inventaire interne
à la division |
Divisional Fields 1,2,3 |
Oui |
Champs à la disposition
des divisions pour usage interne |
Model |
Oui |
Modèle |
Lors de la création d'un nouvel article un numéro d'identification
séquentiel est attribué automatiquement et la valeur du code statut
est Actif.
Pour copier un article dans l'inventaire, vous pouvez cliquer sur
le lien 'Copy'. Une nouvelle fiche sera créée avec
les mêmes valeurs, sauf le numéro d'identification.
Notez bien que vous devez d'abord copier l'article avant de changer
ses caractéristiques.
3.1.1 Archivage
Pour archiver un article il suffit de changer son code statut 'Active'
en 'Non' et mettre le code de suppression ('Suppression Code').
3.1.2 Transfers
Pour transférer un article vers une autre division il suffit de
modifier son code division; un enregistrement "transfert en
attente" est automatiquement créé et la division destinataire
peut récuperer l'article par le biais de la fonction "Receive
transfers".
3.2 - Receive Transfers
En activant cette fonction l'ordinateur affiche tous les transferts
en cours destinés à une des divisions dont vous êtes responsable.
Il suffit ensuite de cliquer sur l'article à confirmer et,
une fois les détails du transfert affichés, modifier son statut
de "Sent" à "Received" et cliquer sur
"Update". A ce moment le transfert devient effectif et
l'article rejoint l'inventaire de la division destinataire.
3.3 - Archived articles
Fonction similaire à "Active Items", mais l'ordinateur
affiche seulement les articles archivés. Pour réactiver un article
il suffit de changer son code statut (Active) en lui donnant la
valeur "Yes" et supprimer le code de suppression.
3.4 - Bulk Updates
Modifications par lots; il faut choisir les critères suivants:
- La division des articles affectés.
- Champ d'origine à changer (Division, Keeper, User, etc.).
- Valeur à changer
- Champ cible.
- Valeur du champ cible.
3.5 - Lists
Les listes suivantes sont disponibles:
- Inventory - articles dans l'inventaire
- Archived items - articles archivés
- Transfered items - articles transférés
- Items to receive - transferts en cours vers la division sélectionnée
- Keepers/Divisions
- Listes de contrôle:
- Duplicate serial numbers
- Suppress Codes
- Responsibles
La structure générale de toutes les listes concernées est
similaire, ce qui les distinguent c'est surtout les critères de
sélection et de tri.
Le menu contient également un certain nombre de pseudo-listes (Items,
Item Codes, Orders, Persons) qui sont utilisées comme listes de
recherches de valeurs lors de la saisie.
Les listes commencent toujours avec une page où vous pouvez
choisir entre avoir la liste sur l'écran (Output destination
= 'Screen') ou l'envoyer à une imprimante ('Printer'). Dans
le deuxième cas, vous devez mettre le nom de l'imprimante
dans la case 'Printer name'. En cliquant sur 'Set Default Printer',
vous pouvez définir votre imprimante par défaut.
Dans certains cas, afin de mieux cibler la liste, l'utilisateur
a la possibilité de choisir le ou les critère(s) de sélection ou
de tri.
3.5.1 Inventory
La liste de tous les articles actifs pour une division donnée.
On peut choisir la fourchette des dates de réception, le keeper,
l'utilisateur et le critère de tri.
3.5.2 Archived items
La liste de tous les articles archivés pour une division donnée.
On peut choisir la fourchette des dates d'archivage, le keeper,
l'utilisateur, le code suppression et le critère de tri.
3.5.3 Transfered items
La liste de tous les articles transférés vers une division donnée.
On peut choisir la fourchette des dates de transfert, le keeper,
l'utilisateur et le critère de tri.
3.5.4 Items to receive
La liste de tous les transferts en cours vers une de vos divisions.
On peut choisir la fourchette des dates de transfert, le keeper,
l'utilisateur et le critère de tri.
3.6 Letters
3.6.1 Transfers
Transferts vers une de vos divisions.
3.6.2 Check list
Demande de confirmation des articles figurant dans l'inventaire.
3.6.3 DL Report
Liste des articles archivés à signer.
4.
En cas de problème
- Pour des problèmes concernant l'application, veuillez contacter
le AIS help desk (tél. 79933 ou email ais.support@cern.ch).
- Pour obtenir accès à l'application, ou pour obtenir
un login AIS, veuillez également contacter le help desk.
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