Inventory - Gestion de l'inventaire

Manuel d'utilisation


1. Présentation de l'outil Inventory

  1. INVENTORY permet d'interroger et de mettre à jour l'inventaire.
  2. INVENTORY permet de saisir toutes les informations concernant les articles gérés par une division.
  3. INVENTORY permet d'obtenir un jeu complet de listes concernant la situation des articles en inventaire.


2. Utilisation

2.1 - Comment entrer dans INVENTORY

Inventory se trouve sur le Web dans le menu Foundation: http://found.cern.ch. Pour entrer dans Inventory, il faut utiliser votre login ainsi que votre mot de passe AIS (le même que pour EDH).

2.2 - Comment utiliser Inventory

Le menu Foundation se compose de trois parties:

  • Un titre
  • Une zone comportant les différents liens de l'application
  • Une page de requête

Une fois ouvert le menu Inventory, vous avez le choix de 4 options et deux autres sous-menus:

  • Active Items - interrogation et/ou modification des articles actifs.
  • Receive Transfers - interrogation et/ou reception des transferts en cours destinés à votre division.
  • Archived items - interrogation et/ou modification des articles archivés.
  • Bulk updates - changements par lots de certaines caractéristiques (division, keeper, bâtiment) de tous les articles appartenant à une division.
  • Listes - vous accédez à un autre sous-menu qui vous propose les types de listes disponibles pour cette application.
  • Letters - listes genérées sous forme de lettre.

La page de requête est constituée de plusieurs zones de texte, correspondant chacune à une propriété de l'objet recherché. Nous trouvons également trois boutons. Il vous suffit de saisir une des caractéristiques pour la recherche puis de cliquer sur 'Find' pour voir s'afficher toutes les occurrences ayant la dite caractéristique.

Si le résultat ne correspond pas à la requête désirée, cliquez sur le bouton ''Query" et commencez une nouvelle recherche avec les critères appropriés. Pour passer d'une caractéristique à l'autre, il vous suffit d'appuyer sur [Tab]. Il est possible de ne saisir qu'une seule propriété.

Rmq 1: Si vous ne saissisez aucune valeur et cliquez sur 'Find', vous aurez tous les enregistrements.

Rmq 2: Si vous ne connaissez pas la valeur d'une caractéristique exacte, vous pouvez utiliser le caractère %. Pour trouver le responsable (keeper), qui est identifié par son nom, prénom, division/groupe et matricule, en ne mettant que son nom, vous pouvez chercher par NOM%. Par exemple, le responsable 'VAN LEERSUM WILHELMUS/AS-DB 40526' peut être trouvé par 'VAN LEERSUM%'.

En utilisant le bouton "Clear", vous obtiendrez une page vide, et le bouton "New" vous amènera à la page de saisie. Dans cette page, quelques informations sont déjà mises par défaut. Vous devrez remplir les champs vides qui sont obligatoires, et changer les champs où la sélection par défault n'est pas bonne. Après avoir mis tous les renseignements, il faut cliquer sur "Insert" pour enregistrer la fiche dans la base de données.

Une fois la requête réalisée, vous accédez à une liste d'enregistrements. Il vous suffit alors de cliquer sur le premier champ de celui concerné pour voir s'afficher toutes les caractéristiques de l'objet en question. Vous trouverez également huit boutons, à savoir:

'First': Affiche à partir de la première occurrence.
'Previous': Affiche les enregistrements précédents
'Next': Affiche les enregistrements suivants
'Last': Affiche les derniers enregistrements
'Requery': Relance la requête, dans le cas où vous voudriez voir le résultat après une insertion ou une suppression
'Count': Affiche le nombre total d'occurrences répondant à la requête
'Query': Retourne à la page de requête
'New': Accède à la page de saisie

Une fois un objet sélectionné, vous accédez à la page de renseignements de cet objet. La plupart des informations peuvent êtres modifiées, il vous suffit de vous placer sur la propriété, et de la modifier. Pour valider cette modification, il faut ensuite cliquer sur "Update". Le message SUCCESS! vous confirme la réussite de l'opération. Le message ERROR!, signifie qu'une des valeurs saisies n'est pas valide. Vous serez alors renseignés sur la nature exacte de l'erreur. Cela peut être dû au fait que vous n'avez pas le droit de modifier cette information. Corrigez l'erreur et activez le bouton ''Update'' à nouveau.

Le bouton 'Revert' vous permettra de retrouver les valeurs de la dernière mise à jour.

Les champs à côté desquels vous pouvez voir LOV, ne peuvent recevoir qu'une des valeurs comprises dans la liste que vous trouverez en cliquant sur ce LOV. (LOV: List Of Values, Liste de valeurs).

 


3. Les fonctions

3.1 - Active Items

La fonction Active Items permet de consulter les caractéristiques d'un article actif. On peut afficher un article dans toutes les divisions. Les responsables des divisions peuvent également archiver l'article ou modifier les champs suivants. Comparé avec l'ancien système, on a reduit le nombre des champs décrivant l'article de 4 à deux. Le 'category' and 'specific code' ont disparu. Un article est décrit par une description et un synonyme.

Champ Optionnel? Description
Division Non Code division (selon liste de valeurs)
Synonym Non Synonyme de l'article dans le dictionnaire (selon liste de valeurs). Une fois le synonyme choisi, le système complète automatiquement les champs Item Code et Synonym Number, champs qui restent toutefois modifiables.
Description Non La description est remplie automatiquement lorsue l'on choisit le synonyme.
Order Number Oui Numéro de la commande (liste de valeurs à disposition pour les recherches). Le système complète automatiquement les champs Reception Date (date de réception) et Intersection, champs qui restent toutefois modifiables.
Supplier Oui Fournisseur (liste de valuers à disposition)
Value Oui Valeur de l'objet
Serial Number Oui Numéro de série
Maker Oui  
Keeper Non Personne du CERN responsable de l'objet
Building Oui Bâtiment
Floor Oui Etage
Room Oui Pièce
User Cern Id Oui Identification CERN de l'utilisateur
User Last Name Oui Nom de l'utilisateur - si identification CERN présente, ce champ est rempli automatiquement
User First Name Oui Prénom de l'utilisateur - si identification CERN présente, ce champ est rempli automatiquement
Office Comments Oui Remarque
Div Inv Number Oui Numéro d'inventaire interne à la division
Divisional Fields 1,2,3 Oui Champs à la disposition des divisions pour usage interne
Model Oui Modèle

Lors de la création d'un nouvel article un numéro d'identification séquentiel est attribué automatiquement et la valeur du code statut est Actif.

Pour copier un article dans l'inventaire, vous pouvez cliquer sur le lien 'Copy'. Une nouvelle fiche sera créée avec les mêmes valeurs, sauf le numéro d'identification. Notez bien que vous devez d'abord copier l'article avant de changer ses caractéristiques.

3.1.1 Archivage

Pour archiver un article il suffit de changer son code statut 'Active' en 'Non' et mettre le code de suppression ('Suppression Code').

3.1.2 Transfers

Pour transférer un article vers une autre division il suffit de modifier son code division; un enregistrement "transfert en attente" est automatiquement créé et la division destinataire peut récuperer l'article par le biais de la fonction "Receive transfers".

3.2 - Receive Transfers

En activant cette fonction l'ordinateur affiche tous les transferts en cours destinés à une des divisions dont vous êtes responsable. Il suffit ensuite de cliquer sur l'article à confirmer et, une fois les détails du transfert affichés, modifier son statut de "Sent" à "Received" et cliquer sur "Update". A ce moment le transfert devient effectif et l'article rejoint l'inventaire de la division destinataire.

3.3 - Archived articles

Fonction similaire à "Active Items", mais l'ordinateur affiche seulement les articles archivés. Pour réactiver un article il suffit de changer son code statut (Active) en lui donnant la valeur "Yes" et supprimer le code de suppression.

 

3.4 - Bulk Updates

Modifications par lots; il faut choisir les critères suivants:

  • La division des articles affectés.
  • Champ d'origine à changer (Division, Keeper, User, etc.).
  • Valeur à changer
  • Champ cible.
  • Valeur du champ cible.

3.5 - Lists

Les listes suivantes sont disponibles:

  • Inventory - articles dans l'inventaire
  • Archived items - articles archivés
  • Transfered items - articles transférés
  • Items to receive - transferts en cours vers la division sélectionnée
  • Keepers/Divisions
  • Listes de contrôle:
    • Duplicate serial numbers
    • Suppress Codes
    • Responsibles

La structure générale de toutes les listes concernées est similaire, ce qui les distinguent c'est surtout les critères de sélection et de tri.

Le menu contient également un certain nombre de pseudo-listes (Items, Item Codes, Orders, Persons) qui sont utilisées comme listes de recherches de valeurs lors de la saisie.

Les listes commencent toujours avec une page où vous pouvez choisir entre avoir la liste sur l'écran (Output destination = 'Screen') ou l'envoyer à une imprimante ('Printer'). Dans le deuxième cas, vous devez mettre le nom de l'imprimante dans la case 'Printer name'. En cliquant sur 'Set Default Printer', vous pouvez définir votre imprimante par défaut.


Dans certains cas, afin de mieux cibler la liste, l'utilisateur a la possibilité de choisir le ou les critère(s) de sélection ou de tri.

3.5.1 Inventory

La liste de tous les articles actifs pour une division donnée. On peut choisir la fourchette des dates de réception, le keeper, l'utilisateur et le critère de tri.

3.5.2 Archived items

La liste de tous les articles archivés pour une division donnée. On peut choisir la fourchette des dates d'archivage, le keeper, l'utilisateur, le code suppression et le critère de tri.

3.5.3 Transfered items

La liste de tous les articles transférés vers une division donnée. On peut choisir la fourchette des dates de transfert, le keeper, l'utilisateur et le critère de tri.

3.5.4 Items to receive

La liste de tous les transferts en cours vers une de vos divisions. On peut choisir la fourchette des dates de transfert, le keeper, l'utilisateur et le critère de tri.

 

3.6 Letters

3.6.1 Transfers

Transferts vers une de vos divisions.

3.6.2 Check list

Demande de confirmation des articles figurant dans l'inventaire.

3.6.3 DL Report

Liste des articles archivés à signer.

4. En cas de problème

  • Pour des problèmes concernant l'application, veuillez contacter le AIS help desk (tél. 79933 ou email ais.support@cern.ch).
  • Pour obtenir accès à l'application, ou pour obtenir un login AIS, veuillez également contacter le help desk.